Erfassen statt Nachrechnen
Schluss mit dem handschriftlichen Stundenzettel und dem Kopfrechnen am Monatsende. Trag deine Arbeitszeiten ein, wann es dir passt - Überstunden, Urlaub und der Wochen- oder Monatsreport rechnen sich selbst zusammen. Für Solo-Selbstständige und Teams, die man an einer Hand abzählt.
Was Erfassera kann
Zeit erfassen wie im Kalender
Woche aufschlagen, Tag antippen, Kommen und Gehen eintragen - fertig. Das läuft im Browser, am Rechner im Büro genauso wie unterwegs auf dem Handy. Fehlt die Pause oder wird der Tag zu lang, sagt Erfassera es dir - als Hinweis, nicht als Sperre. Kein Zettel, der in der Tasche verschwindet, keine Excel-Tabelle, die am Monatsende erst zusammengerechnet werden muss.
Du siehst, wo du stehst
Die Startseite zeigt Woche und Monat auf einen Blick: gearbeitet, gesollt, Differenz. Deine Überstunden laufen als Konto über das ganze Jahr mit, Freizeitausgleich zieht sie wieder ab. Und die Tage, an denen noch nichts steht, findest du dort statt beim Zusammenrechnen am Monatsende.
Projekte und Aufgaben, allein oder gemeinsam
Leg Projekte mit ihren Aufgaben an und wähl sie beim Eintragen aus. Was du anlegst, gehört erst mal dir - ein Projekt gibst du für den Betrieb frei, dann buchen alle darauf und jeder ergänzt seine eigenen Aufgaben. Zu jedem Projekt siehst du, was du geschätzt hattest und was tatsächlich zusammengekommen ist, für jeden Zeitraum, den du willst. Wer seine Stunden nicht aufteilen muss, lässt das Feld einfach leer.
Urlaub und Krankheit ohne Nebenrechnung
Urlaub trägst du als Zeitraum ein, nicht Tag für Tag - gezählt werden nur die Tage, an denen du wirklich gearbeitet hättest; Wochenende und ein freier Teilzeit-Freitag kosten keinen Urlaubstag. Die Feiertage deines Bundeslands trägt Erfassera jedes Jahr von selbst ein. Wenn es im Betrieb so gewünscht ist, geht der Antrag erst zum Chef und du bekommst die Antwort in der App. Im Kalender siehst du, wer sonst schon Urlaub hat, bevor du planst. Krankheitstage laufen genauso mit.
Wochen- und Monatsblatt als PDF
Am Ende der Woche oder des Monats steht dein Stundennachweis als PDF bereit - mit deinem Logo und deiner Farbe im Kopf. Das Monatsblatt gibt es in zwei Formen, jeder Tag einzeln oder nur die Zusammenfassung; welche im Betrieb gilt, legst du einmal fest und siehst sie vorher als Beispiel. Einmal unterschreiben, einmal abheften.
Der Export fürs Lohnbüro
Zum Monatsende gehen die Zeiten als Datei ans Steuerbüro, in einem Format für die Lohnbuchhaltung. Was zu welcher Lohnart gehört und welche Personalnummer jemand hat, trägst du einmal ein - danach ist der Export ein Klick. Vorher zeigt Erfassera die Zahlen des Zeitraums und sagt dir, woran es noch fehlt.
Für den ganzen Betrieb
Als Inhaber siehst du in einer Liste, wo jeder steht: Woche, Monat, Überstunden und die Tage, an denen noch nichts erfasst ist. Ändern kann trotzdem jeder nur seine eigenen Zeiten - ein fremder Stundenzettel wird nicht nachgetragen. Ist ein Monat durch, ist er zu; wie lange danach noch nachgetragen werden darf, legst du fest, und wenn es sein muss, öffnest du ihn für eine Person noch einmal.
Kilometergeld, das sich selbst rechnet
Trägst du eine Strecke ein, rechnet Erfassera den Betrag nach deinem eigenen Kilometersatz aus - der eine fährt den eigenen Wagen, der andere den Firmenwagen. Wegepauschale und Fahrtzeit bleiben dabei getrennt: Kilometer ergeben Geld, Fahrtzeit ergibt Zeit.
Passt sich deinem Alltag an
Im Kern ist Erfassera ein einfacher Stundenzettel. Projekte, Hausbesuche, Kilometer, Fahrtzeit, Therapieeinheiten oder Absagen schaltest du dazu, wenn du sie brauchst - und jeder im Betrieb entscheidet das für sich, nicht die Chefin für alle. Das gilt auch für die Woche selbst: Wer freitags nicht arbeitet, sieht dort auch keine Zeile. Ändert sich deine Arbeitszeit, gilt die neue Woche ab einem Stichtag - alles davor bleibt, wie es war.
Wo deine Daten liegen
Arbeitszeiten sagen viel über einen Menschen aus, deshalb kommen sie dahin, wo sie hingehören: auf Server in Deutschland und damit unter deutsches Datenschutzrecht, verschlüsselt unterwegs, ohne Cookie-Banner und ohne dass irgendwer damit handelt. Wer im Betrieb mehr sieht als die eigenen Zeiten, wird beim Einrichten festgelegt - und auch dann bleibt es beim Sehen: Ändern kann jeder nur seinen eigenen Stundenzettel.
Und noch ein paar Kleinigkeiten mehr, über die ich später rede - sobald sie fertig sind und nicht nur in meinem Kopf existieren.
Alles drin, keine Pakete
Erfassera ist eine Zeiterfassung und kein Baukasten. Es gibt keine Module zum Dazubuchen und keine Funktion, die hinter dem teureren Tarif wartet: Wer zahlt, hat alles - vom einfachen Stundenzettel bis zum Export fürs Lohnbüro.
Für alle im Betrieb
Geteilte Projekte, Urlaubsplanung und die Übersicht über den ganzen Betrieb gehören dazu, nicht in ein Team-Paket.
Vom Zettel bis zum Steuerbüro
Erfassen, Überstundenkonto, Urlaub, Stundenblatt als PDF und die Datei für die Lohnbuchhaltung - eine Kette ohne Lücke.
Was dazukommt, ist dabei
Neue Funktionen landen bei allen, die Erfassera nutzen. Kein Upgrade, keine Stufe darüber, in die man erst wechseln muss.
Was du nicht brauchst, blendest du in den Einstellungen aus. Extra gekostet hätte es ohnehin nichts.
Ich baue gerade daran
Erfassera entsteht neben dem Hauptjob - kein Investor, kein Feature-Wildwuchs. Umsonst wird es nicht, dafür steckt zu viel Arbeit drin. Reich werden will ich damit aber auch nicht: Der Preis muss für einen Kleinstbetrieb tragbar bleiben, sonst baue ich an denen vorbei, für die das hier gedacht ist. Wenn du zum Start dabei sein willst oder Ideen dafür hast, schreib mir - ich melde mich, sobald es losgeht.
Stand September 2026: Erfassen, Urlaub, Konten, Stundenblätter, Betriebsübersicht und der Export fürs Lohnbüro laufen vom ersten Klick bis zum Ergebnis durch. Jetzt geht es um den Feinschliff und um das Drumherum, zum Beispiel den Server, auf dem das Ganze später läuft.
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